Datenschutz
Datenschutzerklärung
Stand: 29. August 2026
1. Verantwortliche
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf diesen Websites ist:
Michaela Rütten
Erich-Klausener Straße 48
40474 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail: info@michaela-ruetten.de
Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:
michaela-ruetten.de
karrierecoaching-avgs.de
einschließlich der jeweiligen Unterseiten sowie der dort angebotenen Funktionen und digitalen Angebote.
2. Besuch unserer Websites
Beim Aufruf unserer Websites werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Seiten auf Ihrem Endgerät angezeigt sowie sicher und zuverlässig betrieben werden können.
Hierzu können insbesondere gehören:
IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs
aufgerufene Seite bzw. Datei
Browser und Betriebssystem
technische Geräteinformationen
Referrer-URL
Diese Verarbeitung ist technisch erforderlich, um die Websites bereitzustellen, deren Sicherheit zu gewährleisten und technische Fehler oder Angriffe erkennen zu können.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb unserer Websites.
3. Hosting
Unsere Websites werden bei der
STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland
gehostet.
STRATO verarbeitet beim Aufruf unserer Websites die technisch erforderlichen Daten, insbesondere Server-Logdaten.
Soweit STRATO personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Unsere Websites verwenden eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (HTTPS), um übertragene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
4. WordPress und Elementor
Unsere Websites basieren auf dem Content-Management-System WordPress und werden unter anderem mit Elementor gestaltet.
Diese Systeme dienen der technischen Erstellung, Verwaltung und Darstellung unserer Websites.
Soweit dabei technisch erforderliche Daten verarbeitet oder technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speichertechnologien eingesetzt werden, erfolgt dies zur sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Websites.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Sofern über WordPress, Elementor oder eingesetzte Plugins externe Dienste eingebunden werden, gelten hierfür zusätzlich die entsprechenden Abschnitte dieser Datenschutzerklärung.
5. Kontaktaufnahme
Wenn Sie über ein Kontaktformular, per E-Mail oder auf anderem Wege Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie selbst eingeben bzw. übermitteln.
Hierzu können insbesondere gehören:
Name
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Inhalt Ihrer Nachricht
gegebenenfalls weitere freiwillig mitgeteilte Informationen
Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie gegebenenfalls zur Vorbereitung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung.
Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten und effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen.
Die Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
6. Online-Terminbuchung über Z-Cal
Für die Online-Terminbuchung nutzen wir den Dienst Z-Cal.
Wenn Sie über Z-Cal einen Termin buchen, werden die von Ihnen für die Terminvereinbarung eingegebenen Daten verarbeitet.
Hierzu können insbesondere gehören:
Name
E-Mail-Adresse
gewünschtes Datum und Uhrzeit
gegebenenfalls Telefonnummer
freiwillig mitgeteilte Informationen
Die Verarbeitung erfolgt zur Vereinbarung und Organisation des gewünschten Termins auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei der Nutzung von Z-Cal kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.
Für eine solche Datenübermittlung gelten die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
7. KI-gestützte Tools und AI-Agents auf michaela-ruetten.de
Auf michaela-ruetten.de stellen wir KI-gestützte Assistenzsysteme („AI-Agents“) zur Verfügung.
Diese unterstützen insbesondere bei Aufgaben im Recruiting, beispielsweise bei:
der Erstellung und Überarbeitung von Stellenanzeigen
der Erstellung von Interviewfragen und Interviewleitfäden
der Erstellung von Scorecards und Bewertungskriterien
der Strukturierung von Anforderungsprofilen
der Unterstützung bei der Bewerberkommunikation
der Vorbereitung von Recruiting- und Interviewprozessen
Wenn Sie einen AI-Agent nutzen, wird Ihre Eingabe technisch verarbeitet, um die gewünschte Antwort zu erzeugen.
Hierfür können wir insbesondere die Programmierschnittstelle OpenAI API verwenden.
Für Kunden mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt die vertragliche Verarbeitung über:
OpenAI Ireland Ltd.
1st Floor
The Liffey Trust Centre
117–126 Sheriff Street Upper
Dublin 1, D01 YC43
Irland
Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Texteingaben
Informationen aus Stellenanzeigen oder Anforderungsprofilen
vom Nutzer bereitgestellte Inhalte
technische Nutzungsdaten
gegebenenfalls personenbezogene Informationen, sofern Nutzer diese selbst eingeben
Wir verwenden die Eingaben nicht zum Aufbau eigener Nutzerprofile oder zum Training eigener KI-Modelle.
Nach Angaben von OpenAI werden Ein- und Ausgaben aus der OpenAI API sowie aus den Business-Produkten standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der allgemeinen OpenAI-Modelle verwendet.
Soweit OpenAI personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, gelten entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.
Soweit bei der technischen Verarbeitung Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Datensparsamkeit bei der Nutzung der AI-Agents
Bitte geben Sie nur solche Informationen in unsere AI-Agents ein, die für die jeweilige Aufgabe tatsächlich erforderlich sind.
Personenbezogene Angaben zu Bewerberinnen, Bewerbern oder Beschäftigten – insbesondere Klarnamen, Kontaktdaten oder andere unmittelbar identifizierende Angaben – sollten anonymisiert oder entfernt werden, wenn die Identität der betreffenden Person für die jeweilige Aufgabe nicht erforderlich ist.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO, beispielsweise Gesundheitsdaten, Angaben zur ethnischen Herkunft, Religion, politischen Überzeugung oder sexuellen Orientierung, sollten grundsätzlich nicht in die AI-Agents eingegeben werden.
Menschliche Kontrolle
Unsere AI-Agents sind Assistenzsysteme.
Sie treffen keine eigenständigen verbindlichen Entscheidungen darüber, ob Bewerberinnen oder Bewerber eingestellt, zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen oder abgelehnt werden.
Die durch die Systeme erzeugten Inhalte und Empfehlungen sollen Menschen bei ihrer Arbeit unterstützen und vor ihrer Verwendung fachlich geprüft werden.
8. Nutzung von ChatGPT Business im Rahmen unserer Leistungen
Im Rahmen unserer Coaching-, Recruiting-, Trainings-, Beratungs- und Unternehmensleistungen nutzen wir zusätzlich ChatGPT Business von OpenAI.
ChatGPT Business wird beispielsweise eingesetzt für:
Strukturierung und Aufbereitung von Informationen
Entwicklung von Interviewfragen und Interviewleitfäden
Erstellung von Trainings- und Coachingmaterialien
Recruiting-Kommunikation
Erstellung von Vorlagen und Checklisten
Analyse und Strukturierung von Textinformationen
Vorbereitung von Beratungs- und Trainingsleistungen
Dabei können im Einzelfall personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist.
Wir achten hierbei auf das Prinzip der Datenminimierung und entfernen bzw. anonymisieren personenbezogene Angaben, soweit deren Identität für den jeweiligen Verarbeitungszweck nicht erforderlich ist.
Nach Angaben von OpenAI werden Inhalte aus ChatGPT Business standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der allgemeinen OpenAI-Modelle verwendet.
Soweit OpenAI personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der entsprechenden vertraglichen Datenschutzregelungen bzw. eines Data Processing Addendum.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Nutzung zur Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist.
Darüber hinaus kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten, modernen und qualitativ hochwertigen Durchführung unserer Beratungs-, Coaching- und Recruiting-Leistungen.
Soweit ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden sollen, erfolgt dies nur bei Vorliegen einer entsprechenden zusätzlichen Rechtsgrundlage gemäß Art. 9 DSGVO.
9. Website-Chatbot von LegittMate AI
Auf unserer Website kann ein KI-gestützter Chatbot des Dienstes LegittMate AI eingebunden sein.
Der Dienst wird nach Angaben des Anbieters unter der Marke LegittMate durch Upepo Technology Labs Private Limited / Onitt angeboten.
Wenn der Chatbot geladen oder genutzt wird, kann eine technische Verbindung zu den Servern des Anbieters hergestellt werden.
Dabei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:
IP-Adresse und technische Verbindungsdaten
Geräte- und Browserinformationen
Zeitpunkt der Nutzung
eingegebene Chatnachrichten
gegebenenfalls freiwillig eingegebene Kontaktinformationen
weitere Informationen, die Nutzer selbst innerhalb des Chats mitteilen
Die Verarbeitung erfolgt, um die Chatfunktion bereitzustellen, Anfragen zu beantworten und Nutzern eine KI-gestützte Kommunikation mit uns zu ermöglichen.
Bitte geben Sie in den Chat keine vertraulichen Informationen oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO ein, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich und vorgesehen ist.
Soweit die Einbindung des Chatbots technisch nicht notwendige Cookies, ähnliche Technologien oder eine Übermittlung von Informationen vom Endgerät des Nutzers voraussetzt, erfolgt die Aktivierung – soweit gesetzlich erforderlich – erst nach vorheriger Einwilligung.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.
Soweit die Verarbeitung ausschließlich aufgrund einer vom Nutzer ausdrücklich angeforderten Chatfunktion erfolgt, können außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO einschlägig sein.
Da der Anbieter seinen Sitz bzw. technische Infrastruktur außerhalb der EU bzw. des EWR haben kann, kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern kommen.
Eine solche Verarbeitung erfolgt nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
10. Cookies und vergleichbare Technologien
Unsere Websites verwenden technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien, soweit diese für den Betrieb, die Sicherheit oder die Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen erforderlich sind.
Darüber hinaus setzen wir – ausschließlich nach Ihrer Einwilligung – Technologien zur Reichweitenmessung, Analyse und Erfolgsmessung unserer Werbung ein.
Hierzu gehören insbesondere:
Google Analytics
Google Ads Conversion Tracking
Meta Pixel
Diese optionalen Technologien werden erst aktiviert, nachdem Sie über das auf unseren Websites eingesetzte Consent- bzw. Cookie-Banner Ihre Einwilligung erteilt haben.
Rechtsgrundlage für die Speicherung bzw. das Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 1 TDDDG.
Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit über die Datenschutzeinstellungen unserer Websites mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern.
11. Google Analytics
Wir verwenden auf unseren Websites Google Analytics 4, einen Webanalysedienst von Google.
Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:
Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland
Google Analytics hilft uns zu verstehen, wie unsere Websites genutzt werden.
Dabei können insbesondere Informationen über:
aufgerufene Seiten
Interaktionen mit der Website
ungefähre Standortinformationen
technische Informationen über Browser und Endgerät
verarbeitet werden.
Google Analytics wird nur nach Ihrer vorherigen Einwilligung aktiviert.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Datenschutzeinstellungen unserer Websites mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Soweit im Rahmen des Dienstes Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden, erfolgt dies unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
12. Google Ads und Conversion Tracking
Wir nutzen Google Ads, um unsere Angebote über die Werbedienste von Google zu bewerben.
Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:
Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland
Soweit Google Ads Conversion Tracking auf unseren Websites eingesetzt wird, können wir nachvollziehen, ob Nutzerinnen und Nutzer nach dem Anklicken einer Google-Anzeige bestimmte Aktionen auf unseren Websites durchgeführt haben.
Dies ermöglicht uns, die Wirksamkeit unserer Werbemaßnahmen zu messen und zu optimieren.
Google Ads Conversion Tracking wird nur nach Ihrer vorherigen Einwilligung aktiviert.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Datenschutzeinstellungen unserer Websites mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
13. Meta Pixel
Wir verwenden auf unseren Websites das Meta Pixel.
Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist:
Meta Platforms Ireland Limited
Merrion Road
Dublin 4
D04 X2K5
Irland
Mithilfe des Meta Pixels können wir beispielsweise nachvollziehen, ob Nutzerinnen und Nutzer nach dem Anklicken einer Werbeanzeige auf Facebook oder Instagram unsere Website besuchen oder bestimmte Aktionen durchführen.
Dadurch können wir die Wirksamkeit unserer Werbemaßnahmen messen und optimieren.
Dabei können insbesondere Informationen über Websitebesuche, Interaktionen sowie Browser-, Geräte- und technische Identifikationsinformationen verarbeitet werden.
Das Meta Pixel wird nur nach Ihrer vorherigen Einwilligung aktiviert.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Datenschutzeinstellungen unserer Websites mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
14. Externe Links und Social Media
Unsere Websites enthalten Links zu externen Websites und Social-Media-Profilen, beispielsweise zu:
LinkedIn
Instagram
Facebook
YouTube
Ein gewöhnlicher Link führt beim bloßen Besuch unserer Website grundsätzlich noch nicht dazu, dass über diesen Link Daten an die jeweilige externe Plattform übertragen werden.
Erst wenn Sie einen entsprechenden Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und rufen das Angebot des jeweiligen externen Anbieters auf.
Für die dort stattfindende Datenverarbeitung ist grundsätzlich der jeweilige Anbieter verantwortlich.
15. Datenübermittlung in Drittländer
Soweit im Rahmen der auf unseren Websites oder für unsere Leistungen eingesetzten Dienste personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt eine solche Übermittlung unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Je nach konkreter Verarbeitung kann eine Übermittlung insbesondere erfolgen auf Grundlage:
eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission
des EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige US-Anbieter entsprechend zertifiziert ist
von EU-Standardvertragsklauseln
oder einer anderen gesetzlich vorgesehenen Grundlage.
16. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die betreffenden Daten für die Dauer der vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt.
Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks bzw. Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Verarbeitung besteht.
Für Daten, die durch externe Anbieter verarbeitet werden, können ergänzend die jeweiligen Aufbewahrungsfristen des betreffenden Anbieters gelten.
17. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gemäß Art. 21 DSGVO
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an:
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Die für unseren Unternehmenssitz zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
18. Keine ausschließlich automatisierten Recruiting-Entscheidungen
Unsere KI-Systeme und AI-Agents dienen der Unterstützung von Recruitern, Führungskräften, Unternehmen und anderen Nutzern.
Sie treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber einer Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.
Insbesondere entscheiden unsere Systeme nicht eigenständig über:
Einstellungen
Einladungen zu Vorstellungsgesprächen
Absagen
Beförderungen
Kündigungen
andere personalbezogene Entscheidungen.
Die Verantwortung für entsprechende Entscheidungen verbleibt beim jeweiligen Menschen bzw. beim verantwortlichen Unternehmen.
19. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere technischen Abläufe, eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.
Es gilt die jeweils auf unseren Websites veröffentlichte aktuelle Fassung.
Stand: 29. August 2026